Auskunftsanspruch nach DSGVO: Form und Frist der Auskunftserteilung
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Seit Wirksamwerden der Datenschutzgrundverordnung hat die Zahl der Auskunftsersuchen, die Unternehmen erreichen, deutlich zugenommen.
Macht ein Kunde gegenüber einem Unternehmen sein Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO geltend, sind dem Kunden die erforderlichen Informationen innerhalb einer bestimmten Frist konkret und individuell bereitzustellen.
Doch welche Daten umfasst das Auskunftsersuchen und welche Bearbeitungsfristen müssen hierbei beachtet werden? Die häufigsten Fragen haben wir hier zusammengestellt und beantwortet.
Was beinhaltet der Auskunftsanspruch?
Die Reichweite des Auskunftsanspruches erstreckt sich auf sämtliche zu der betroffenen Person gespeicherten personenbezogenen Daten gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO , inkl. Metadaten nach Art. 15 Abs. 1 S. 1 DSGVO. Der betroffenen Person ist zunächst grundsätzlich Auskunft über Art, Inhalt und Zweck der gespeicherten Daten zu erteilen. Auf Verlangen hat der Verantwortliche dem Betroffenen überdies Informationen über den Verarbeitungszweck, die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden, die Speicherdauer sowie das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung von personenbezogenen Daten bereitzustellen.
Wann kann die Auskunft verweigert werden?
Es gibt einige Ausnahmen vom Auskunftsrecht. Die Auskunft kann verweigert werden, wenn durch die Weitergabe Rechte Dritter (z.B. Persönlichkeits- aber Urheberrechte) verletzt würden oder diese Daten noch zur Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche dienen. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Rechtsanwalt für mehrere Mandanten Auskunftsansprüche und Kosten geltend macht, ohne dass irgendein Zusammenhang der Mandanten mit dem Unternehmen erkennbar ist.
Auch bei offenkundig unbegründeten und rechtsmissbräuchlichen Anfragen kann das Ersuchen nach Art. 12 Abs. 5 S. 2 DSGVO abgelehnt werden. In solchen Fällen kann der Verantwortliche jedoch nicht einfach untätig bleiben. Vielmehr muss eine Negativauskunft erteilt und die Auskunftsverweigerung kundgetan werden. Zu beachten ist jedoch, dass nach Art. 12 Abs. 5 S. 3 DSGVO der Verantwortliche den Nachweis für den exzessiven Gebrauch bzw. den offenkundigen unbegründeten Charakter des Antrags bringen muss.
Welche Fristen sind zu beachten?
Grundsätzlich hat das verantwortliche Unternehmen das Auskunftsersuchen unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern, zu beantworten. Als maximale Wartezeit legt Art. 12 Abs. 3 DSGVO einen Monat fest. Die Monatsfrist beginnt ab Zugang des Auskunftsersuchen. Für den Beginn der Frist ist der Zeitpunkt entscheidend, an dem alle Informationen vorliegen, die zweifelsfrei die Identität der um Auskunft bittenden Person belegen (u.u. sobald die Originalvollmacht vorgelegt wurde):
Eine Fristverlängerung ist nur in besonderen Ausnahmefällen möglich. Ein solcher Ausnahmefall liegt nicht schon vor, wenn bestimmte Mitarbeiter krank oder im Urlaub sind. Auch eine routinemäßige Verlängerung scheidet aus, vielmehr ist auf den Einzelfall, dessen Komplexität von Auskunftsersuchen und der sich hieraus ergebende Arbeitsaufwand abzustellen. Der Betroffene muss jedoch über den Grund der Verzögerung innerhalb der Monatsfrist informiert werden. Der Verantwortliche darf gem. Art. 12 Abs. 3 S. 2 DSGVO die Auskunftsfrist um weitere zwei Monate verlängern.
Schadensersatz bei Fristversäumnis
Wird die Monatsfrist durch den Verantwortlichen versäumt, tritt Verzug ohne Mahnung gem. § 286 BGB i.V.m. Art. 12 Abs. 3 S. 1 DSGVO ein, weil sich die Leistung nach dem Kalender berechnen lässt. Nimmt sich der Betroffene daher nach Ablauf der Frist einen Anwalt zur vorgerichtlichen Geltendmachung des Auskunftsanspruches, kann er die hierfür angefallenen Kosten als Verzugsschaden geltend machen.
Praxishinweis
Bitte beachten Sie jedoch, dass bei unterlassenen oder nicht vollständigen Auskunftserteilungen hohe Bußgelder nach Art. 83 Abs. 5 lit. b DSGVO drohen. Es empfiehlt sich daher für alle Verantwortliche, die ihnen obliegenden Informationspflichten und Auskunftsrechte der Betroffenen zügig und ordnungsgemäß zu erfüllen. Betroffene Unternehmen sollen durch die erforderlichen technischen und organisatorischen Vorkehrungen sicherstellen, dass eingehende Auskunftsersuchen termingerecht bearbeitet werden.
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