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IP und Datenschutz Due Diligence

Bestandsaufnahme. Compliance. Werthaltigkeitsprüfung.

Due Diligence-Prüfung

Bei einer Due-Diligence-Prüfung, auch Due Diligence handelt es sich um eine mit der „gebotenen Sorgfalt“ durchgeführte Risikoprüfung.

Der Begriff “Due Diligence” kommt aus dem Amerikanischen und betrifft ursprünglich die Haftungsregelungen für die am Handel mit Wertpapieren beteiligten Personen. Der sogenannten Prospekthaftung kann der bei der Erstellung der entsprechenden Unterlagen  bei der Beschreibung eines Wertpapiers beteiligte Abschlussprüfer nur entgehen, wenn er belegen kann, dass er  bei seiner Prüfung die angemessene Sorgfalt (=due diligence) angewendet hat.

Typischerweise wird eine solche Prüfung beim Kauf von Unternehmensbeteiligungen oder vor einem Börsengang durchgeführt. Experten bewerten dabei bestimmte Bereiche eines Unternehmens bzw. die Chancen und Risiken, die mit einem Kauf bzw. einem Weiterbetrieb einhergehen. Diese Bewertungen muss der Käufer naturgemäß ebenfalls sehr sorgfältig und damit mit der Anwendung von “due diligence” vornehmen; daher “Due Diligence-Prüfung“.

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Was ist eine IP Due Diligence-Prüfung?

Eine IP Due Diligence wird durchgeführt, um die in einem Unternehmen vorhandenen und lizenzierten Schutzrechte, wie zum Beispiel

  • Patente
  • Marken
  • Urheberrechte
  • Designs
  • Know-How und
  • Lizenzvereinbarungen
  • Abgrenzungsvereinbarungen

auf Vollständigkeit und Werthaltigkeit zu prüfen.

Dafür werden in der Regel Experten auf den jeweiligen Rechtsgebieten hinzugezogen, so insbesondere Fachanwälte für gewerblichen Rechtsschutz oder für Medien- und Urheberrecht.

Bei der Überprüfung des Markenbestands stellen sich insbesondere die folgenden Fragen:

  • Besteht tatsächlich (alleinige) Markeninhaberschaft?
  • In welchen Ländern gilt der Schutz?
  • Besteht der Schutz noch?
  • Wird die Marke rechtserhaltend benutzt?
  • Befindet sich die Marke in einem Konflikt oder droht ein solcher?
  • Bestehen Lizenzveträge?
  • Welchen territorialen Umfang hat der Kennzeichenschutz?
  • Schützt das Kennzeichenportfolio alle angebotenen Produkte und Dienstleistungen?
  • Wurden Abgrenzungsvereinbarungen und Vorrechtsvereinbarungen getroffen, die die unternehmerische Freiheit des Zielunternehmens wesentlich einschränken?

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Was ist eine Datenschutz Due Diligence bzw. Compliance-Prüfung?

Als Datenschutz-Due Diligence bzw. Datenschutz-Compliance-Prüfung bezeichnet man die Prüfung der Einhaltung von persönlichkeits- und insbesondere datenschutzrechtlichen Vorschriften in Unternehmen.

Jedes Unternehmen verarbeitet, bewusst oder unbewusst, fast unentwegt personenbezogene Daten. Kundenbestellungen, E-Mail-Kampagnen oder Nutzertracking: Überall spielt der Datenschutz eine Rolle.

Aktuell ist diesbezüglich insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO),  die im Mai 2018 in Kraft tritt, von Bedeutung. Danach müssen die folgenden Vorgaben in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten beachtet werden: Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität & Vertraulichkeit, Rechenschaftspflicht. Neben vielen weiteren Pflichten, besteht unter anderem die Pflicht zur Führung eines Verzeichnisses der Datenverarbeitungstätigkeiten. Sind neue Techniken zur Verarbeitung der Daten geplant, muss zum Beispiel eine Datenschutz-Folgenabschätzung vorgenommen werden.  unter bestimmten Voraussetzungen muss sogar ein ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter bestellt werden.

Insbesondere vor dem Hintergrund dieser Neuerungen ist es für jedes Unternehmen wichtig zu wissen, ob die betrieblichen Abläufe rechtskonform sind,  um Busgelder zu vermeiden. Die Höhe des Bußgeld kann dabei bis zu 20 Millionen € oder 4 % des weltweit erzielten Jahresumsatz betragen.

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Wann wird eine Due Diligence durchgeführt?

Wie oben bereits einleitend erwähnt, findet eine Du Diligence Prüfung häufig aus Anlass eines Unternehmenskaufs statt. Eine Prüfung der in einem Unternehmen bestehenden Schutzrechte kann aber auch zu anderen Anlässen notwendig sein.

Unternehmensneugründungen

Nicht nur bei Unternehmenstransaktionen, sondern auch für Start-ups ist ein Assessment des Bestands der Schutzrechte unerlässlich, um Risikokapital akquirieren zu können.

Prüfung der Geschäftsabläufe zur Vermeidung von Sanktionen

Uns erreichen zum Beispiel zurzeit zahlreiche Beratungsanfragen von Unternehmen, die das Inkrafttreten der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 zum Anlass nehmen wollen, den Umgang von Mitarbeiter- und Kundendaten in den Unternehmensabläufen einer genauen rechtlichen Prüfung zu unterziehen und diese gegebenenfalls entsprechend anzupassen, um Bußgelder und Abmahnungen von Konkurrenten zu vermeiden. Insoweit spricht man dann jedoch eher von einer Datenschutz-Compliance-Prüfung.

Bestandsaufnahme von Lizenzen der im Unternehmen verwendeten Software

Notwendig wird eine Due Diligence aber zum Beispiel auch bei einer Bestandsaufnahme der Rechtesituation in Bezug auf die im Unternehmen eingesetzte Software. Eine Due Diligence- oder Compliance-Prüfung  wird zwingend notwendig, sobald der Hersteller von verwendeter Software (zum Beispiel Microsoft) ein Audit einfordert bzw. behauptet, dass Software lizenzrechtswidrig benutzt werde. Spätestens dann muss,  schon um sich effektiv gegen die Vorwürfe wehren zu können, genau geprüft werden, für welche Software und für welche Nutzungsarten im Unternehmen Berechtigungen (“Lizenzen“) bestehen.

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Wie läuft eine IP Due Diligence ab?

Ausgangspunkt einer IP Due Diligence ist eine Problemanalyse der möglichen Probleme und die Erarbeitung eines zeit- und kostensparenden Ablaufplanes. Das beauftragende Unternehmen kann durch entsprechende Vorarbeiten dazu beitragen, dass die entsprechenden Arbeiten nicht nur effektiv sind sondern auch effizient durchgeführt werden können. Eine IP Due Diligence enthält für gewöhnlich die folgenden Arbeitsschritte:

  • Problemanalyse der möglichen Probleme und die Erarbeitung eines zeit- und kostensparenden Ablaufplanes
  • Zusammenstellung einer Liste aller Patente (einschließlich Software), Designs, Gebrauchsmuster, Marken und sonstige Kennzeichen, Urheberrechte (einschließlich Software)
  • Zusammenstellung einer Liste aller Anträge auf Eintragung der gewerblichen Schutzrechte.
  • Dokumente zur Einschätzung des Know-How
  • Lizenzvereinbarungen
  • Angaben zu eventuellen Widerspruchs- und Löschungsverfahren
  • Beschreibung von anhängigen oder drohenden gerichtlichen und rechtsförmlichen Verfahren

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Wie läuft eine Datenschutz Due Diligence ab?

Gemeinsam mit dem Berater macht der Kunde eine Bestandsaufnahme der relevanten Strukturen, Verfahren und Prozesse im Unternehmen (zB. bei Kundenbestellungen, E-Mail-Kampagnen oder Nutzertracking, etc.).Eine Datenschutz Due Diligence enthält für gewöhnlich die folgenden Arbeitsschritte:

  • Prüfung der jeweils verarbeiteten personenbezogenen Mitarbeiter- und Kundendaten
  • Erstellung eines Ablaufplans zur Klärung von Fragen der Datenverarbeitung, der Sicherstellung der Betroffenenrechte und der Handhabung von Datenschutzrechtsverletzungen
  • Entwurf eines Prüfkatalogs und Maßnahmenplans zur Einhaltung der Datenschutz-Compliance
  • Umsetzung der erarbeiteten Vorgaben in den jeweiligen Prozessen durch den Beratenen
  • Prüfung der erfolgreichen Umsetzung
  • Optional: Abschließender Workshop zur nachhaltigen Schulung der Verantwortlichen und Mitarbeiter

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Was kostet eine IP Due Diligence Prüfung und lohnt sich das?

Da vor einer Bestandsaufnahme mit dem Kunden der Umfang der vorzunehmenden due Diligence Prüfung naturgemäß nicht feststeht und auch nicht abgeschätzt werden kann, wären Aussagen zu voraussichtlichen Kosten spekulativ.  Man kann jedoch sagen, dass die Durchführung einer umfassenden und sorgfältigen Prüfung großen Zeitaufwand und die Mitarbeit mehrerer Experten erfordern kann. Mit “ein paar tausend Euro” ist es bei einem durchschnittlichen, mittelständischen Betrieb mit entsprechendem Organisationsaufwand und Bestand an geistigen Schutzrechten daher auf jeden Fall nicht getan.

Auf der anderen Seite erhöht eine sorgfältige Bestandsaufnahme und Prüfung erstens den Wert der bereits bestehenden und „benutzten“ Schutzrechte,  da diese in Zukunft noch effizienter verwertet werden können. Zweitens kommt es nicht selten vor, dass bisher noch unbekannte “Schätze” bei der Diligence Prüfung erst entdeckt und sodann “gehoben” und gewinnbringend genutzt werden können. Dies gilt insbesondere für Schutzrechte, die nicht in förmlichen Registern eingetragen sind, wie zum Beispiel Urheberrechte, durch Benutzung entstandene Unternehmenskennzeichenrechte, Benutzungsmarken oder -Designs und last not least das unternehmerische Know-how, das sich über die Jahre angesammelt hat.

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Gilt das auch für die Datenschutz Due Diligence?

Nicht direkt. Aber auch eine Datenschutz Diligence ist trotz eines verhältnismäßig großen Aufwands in regelmäßigen Abständen zu empfehlen. Dies erschließt sich bereits ohne weiteres, wenn man sich die exorbitanten Bußgelder anschaut, die im Verstoßensfall bis zu 20 Millionen € oder bis zu 4 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes betragen können.

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Warum LHR-Rechtsanwälte als Rechtewahrer?

LHR – Kanzlei für Marken, Medien, Reputation. LHR steht dabei für die Partner Lampmann, Haberkamm und Rosenbaum.

  • Arno Lampmann, Partner und Fachanwalt für Gewerblichen Rechtsschutz
  • Dr. Niklas Haberkamm LL.M. oec., Partner
  • Birgit Rosenbaum, Partnerin und Fachanwältin für Gewerblichen Rechtsschutz

Wir sind eine auf den gewerblichen Rechtsschutz und Presserecht spezialisierte Anwaltsboutique mit Sitz in Köln sowie einer Niederlassung in Vancouver, Washington. LHR beschäftigt ausschließlich ausgewiesene und erfahrene Experten im gewerblichen Rechtsschutz.

Neben drei erfahrenen Partnern beraten bei LHR zahlreiche weitere Experten.

LHR hat bereits zahlreiche Bestandsaufnahmen und Prüfungen bezüglich bestehender Schutzrechte und des Datenschutzes in Unternehmen erfolgreich begleitet.

So zum Beispiel unter Beteiligung der folgenden Softwarehersteller:

  • Microsoft
  • Corel
  • Kaspersky
  • Buhl
  • Magix
  • Bitdefender
  • u.a.

Mandanten von LHR

  • Unternehmen
  • Ärzte
  • Kliniken
  • Banken
  • Finanzdienstleister
  • Sportler

Leistungen von LHR in der IP Due Diligence

LHR – Kanzlei für Marken, Medien, Reputation – wir prüfen die Rechtesitutaion im Rahmen einer IP Due Diligence oder Datenschutz-Compliance effektiv, effizient und sorgfältig auf Basis unserer jahrelangen Erfahrung.

Nach einem Erstkontakt werden bei einer IP Due Diligence die folgenden Punkte abgearbeitet:

  • Ausgangspunkt ist eine Problemanalyse der möglichen Probleme und die Erarbeitung eines zeit- und kostensparenden Ablaufplanes.
  • Zusammenstellung einer Liste aller Patente (einschließlich Software), Designs, Gebrauchsmuster, Marken und sonstige Kennzeichen, Urheberrechte (einschließlich Software)
  • Zusammenstellung einer Liste aller Anträge auf Eintragung der gewerblichen Schutzrechte.
  • Dokumente zur Einschätzung des Know-How
  • Lizenzvereinbarungen
  • Angaben zu eventuellen Widerspruchs- und Löschungsverfahren
  • Beschreibung von anhängigen oder drohenden gerichtlichen und rechtsförmlichen Verfahren
  • Anwaltliches Assessment des status quo und Handlungsvorschläge für die Zukunft
  • Optional: Abschließender Workshop zur nachhaltigen Schulung der Verantwortlichen und Mitarbeiter

Auf Transparenz und Nachvollziehbarkeit voraussichtlich anfallender Kosten legen wir für unsere Mandanten höchsten Wert.

Das gilt für die Vergütung unserer Arbeit aber natürlich auch in Bezug auf mögliche Kosten, die bei Gerichten, Behörden oder womöglich beim Gegner anfallen und gegebenenfalls vom Mandanten zu tragen sind.

Leistungen von LHR in der Datenschutz Due Diligence

LHR – Kanzlei für Marken, Medien, Reputation – wir prüfen die Rechtesitutaion im Rahmen einer IP Due Diligence oder Datenschutz-Compliance effektiv, effizient und sorgfältig auf Basis unserer jahrelangen Erfahrung.

Nach einem Erstkontakt werden bei der Datenschutz Due Diligence die folgenden Punkte abgearbeitet:

  • Bestandsaufnahme der relevanten Strukturen, Verfahren und Prozesse im Unternehmen (zB. bei Kundenbestellungen, E-Mail-Kampagnen oder Nutzertracking, etc.)
  • Prüfung der dabei jeweils verarbeiteten personenbezogenen Mitarbeiter- und Kundendaten
  • Erstellung eines Ablaufplans zur Klärung von Fragen der Datenverarbeitung, der Sicherstellung der Betroffenenrechte und der Handhabung von Datenschutzrechtsverletzungen
  • Entwurf eines Prüfkatalogs und Maßnahmenplans zur Einhaltung der Datenschutz-Compliance
  • Umsetzung der erarbeiteten Vorgaben in den jeweiligen Prozessen
  • Anwaltliche Prüfung der erfolgreichen Umsetzung
  • Optional: Abschließender Workshop zur nachhaltigen Schulung der Verantwortlichen und Mitarbeiter

Auf Transparenz und Nachvollziehbarkeit voraussichtlich anfallender Kosten legen wir für unsere Mandanten höchsten Wert.

Das gilt für die Vergütung unserer Arbeit aber natürlich auch in Bezug auf mögliche Kosten, die bei Gerichten, Behörden oder womöglich beim Gegner anfallen und gegebenenfalls vom Mandanten zu tragen sind.

LHR: Die Top-Wirtschaftskanzlei im Presse- und Medienrecht und im Markenrecht

Im FOCUS-Spezial wurde LHR in gleich zwei Kategorien als Top-Wirtschaftskanzlei ausgezeichnet.

LHR gehört danach sowohl im Bereich des Markenrechts, als auch im Bereich des Medien- und Presserechts zu den führenden Kanzleien in Deutschland. Ganz besonders freut uns die Tatsache, dass nicht damit nur die Justiziare aus der Wirtschaft der Meinung sind, dass LHR die Rechte der Unternehmen erstklassig vertritt, sondern dass sogar die Konkurrenz in der Anwaltschaft LHR ein hervorragendes Zeugnis ausstellt.


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