Mandatsvereinbarung – Außergerichtliche Forderungsabwehr und -durchsetzung
zwischen [●], [●], vertreten durch [●] ([●]) – nachfolgend „Mandant“ –
und LHR Rechtsanwälte – Lampmann Haberkamm Rosenbaum & Partner mbB, Grüner Weg 12, 50825 Köln – nachfolgend „Kanzlei“ –
1. Gegenstand des Mandats
1.1 Die Kanzlei prüft außergerichtlich die gegen den Mandanten geltend gemachte Forderung der [●] (Hauptforderung noch zu ermitteln) und wehrt sie, soweit sie unbegründet ist, gegenüber der Gegenseite ab.
1.1 Die Kanzlei prüft die Forderung des Mandanten gegen die [●] (Hauptforderung noch zu ermitteln) und macht sie, soweit sie begründet ist, außergerichtlich gegenüber dem Schuldner geltend.
1.2 Die Leistung umfasst die außergerichtliche Vertretung in dieser Angelegenheit: die Prüfung der vom Mandanten übermittelten Unterlagen, eine kurze schriftliche Einschätzung der Erfolgsaussichten und die Korrespondenz mit der Gegenseite (bei der Abwehr die Zurückweisung und Erwiderung, bei der Durchsetzung die Zahlungsaufforderung und weitere Schreiben).
1.3 Nicht umfasst sind die Vertretung in gerichtlichen Verfahren einschließlich des Mahnverfahrens, die Zwangsvollstreckung sowie steuerliche Fragen. Solche Tätigkeiten bedürfen einer gesonderten Beauftragung.
1.4 Der Mandant erklärt, dass er bei Abschluss dieser Vereinbarung als Unternehmer im Sinne von § 14 BGB handelt. Ansprüche gegen eine Rechtsschutzversicherung macht der Mandant selbst geltend; die Kanzlei stellt ihm dafür einen Entwurf der Deckungsanfrage zur Verfügung. Die Korrespondenz mit dem Rechtsschutzversicherer ist nicht Gegenstand dieses Mandats. Die Vergütung schuldet der Mandant unabhängig von einer Kostenübernahme durch den Versicherer.
1.5 Der Schuldner wird aufgefordert, unmittelbar an den Mandanten zu zahlen. Die Kanzlei nimmt keine Zahlungen für den Mandanten entgegen. Gehen dennoch Zahlungen bei ihr ein, leitet sie diese unverzüglich weiter. Der Mandant teilt der Kanzlei unverzüglich mit, wenn der Schuldner zahlt oder sich unmittelbar bei ihm meldet.
2. Arbeitsweise
2.1 Die Kanzlei bearbeitet das Mandat mithilfe von Software mit künstlicher Intelligenz (KI). Die KI wertet die Unterlagen aus und erstellt Entwürfe für Einschätzung und Schreiben. Jeder Entwurf wird von einem Rechtsanwalt der Kanzlei geprüft, bei Bedarf überarbeitet und erst nach dessen Freigabe verwendet. Die rechtliche Verantwortung für die Beratung trägt ausschließlich die Kanzlei.
2.2 Die Kommunikation erfolgt grundsätzlich per E-Mail. Der Mandant ist mit einer unverschlüsselten E-Mail-Kommunikation einverstanden. Er kann jederzeit eine andere Form der Übermittlung verlangen.
3. Einsatz von Dienstleistern und Einwilligung
3.1 Für die Bearbeitung nach Ziffer 2 setzt die Kanzlei folgende Dienstleister ein: Anthropic (KI-System „Claude“; Auswertung der Unterlagen, Erstellung von Entwürfen; USA/Irland), Google (Google Workspace; Speicherung der Mandatsunterlagen, Dokumente, Fallübersicht, E-Mail; USA/EU) Zapier (technische Verbindung zwischen den vorgenannten Systemen; USA) und Cloudflare (Betrieb der Bestellseite, Speicherung der hochgeladenen Unterlagen; USA/EU).
3.2 Dabei werden die Mandatsunterlagen und die darin enthaltenen Informationen an diese Dienstleister übermittelt und dort verarbeitet und gespeichert. Das umfasst auch personenbezogene Daten des Mandanten, seiner Mitarbeiter, der Gegenseite und gegebenenfalls Dritter, darin etwa enthaltene besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, z. B. Gesundheitsdaten) sowie Informationen, die der anwaltlichen Verschwiegenheit unterliegen. Für Daten Dritter stützt sich die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und f sowie Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO.
3.3 Die Kanzlei hat mit den Dienstleistern Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen und sie nach § 43e BRAO zur Verschwiegenheit verpflichtet. Nach den vertraglichen Bedingungen werden die Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Soweit Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder von EU-Standardvertragsklauseln. Ein Restrisiko des Zugriffs durch ausländische Behörden lässt sich dabei nicht vollständig ausschließen.
3.4 Der Mandant übermittelt personenbezogene Daten Dritter nur, soweit sie für die Bearbeitung erforderlich sind und er zu ihrer Weitergabe berechtigt ist.
3.5 Die Einwilligung (zweite Erklärung des Mandanten) kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in Textform widerrufen werden. Da das Mandat zur gesetzlichen Vergütung nur auf die in Ziffer 2 beschriebene Weise wirtschaftlich bearbeitet werden kann, sind beide Parteien im Fall des Widerrufs berechtigt, das Mandat zu kündigen. Bereits erbrachte Leistungen bleiben davon unberührt.
4. Mitwirkung des Mandanten
Der Mandant übermittelt alle für die Bearbeitung erheblichen Unterlagen vollständig und wahrheitsgemäß, beantwortet Rückfragen zeitnah und teilt der Kanzlei unverzüglich Fristen sowie jede neue Nachricht der Gegenseite mit, insbesondere gerichtliche Post wie einen Mahnbescheid.
5. Vergütung
5.1 Die Kanzlei berechnet für die Leistungen nach Ziffer 1.2 die gesetzliche Vergütung nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG): eine Geschäftsgebühr nach Nr. 2300 VV RVG nach dem Gegenstandswert zuzüglich der Auslagenpauschale (Nr. 7002 VV RVG) und der gesetzlichen Umsatzsteuer. Gegenstandswert ist die Hauptforderung ohne Zinsen, Mahn- und Inkassokosten (§ 23 Abs. 1 S. 3 RVG, § 43 GKG). Der Mandant wird darauf hingewiesen, dass sich die Gebühren nach dem Gegenstandswert berechnen (§ 49b Abs. 5 BRAO).
5.2 Die Geschäftsgebühr beträgt 1,3 (Nr. 2300 Abs. 1 VV RVG). Eine höhere Gebühr berechnet die Kanzlei nur, wenn die Tätigkeit umfangreich oder schwierig ist; sie weist den Mandanten vorher darauf hin.
5.2 Die Geschäftsgebühr beträgt bei einer unbestrittenen Forderung 0,9 (Nr. 2300 Abs. 2 VV RVG). Begleicht der Schuldner die Forderung auf die erste Zahlungsaufforderung der Kanzlei hin, beträgt sie 0,5. Hat der Schuldner die Forderung ganz oder teilweise bestritten oder bestreitet er sie im Laufe des Mandats, beträgt die Gebühr für den bestrittenen Teil 1,3 (Nr. 2300 Abs. 1 VV RVG). Eine höhere Gebühr berechnet die Kanzlei nur, wenn die Tätigkeit besonders umfangreich oder besonders schwierig ist; sie weist den Mandanten vorher darauf hin.
5.3 Die Hauptforderung ist noch zu ermitteln. Der Mandant zahlt einen Vorschuss (§ 9 RVG) in Höhe der Vergütung aus einem Gegenstandswert von 3.000,00 EUR (1,3-Geschäftsgebühr), also 326,15 EUR. Die Kanzlei rechnet nach dem ermittelten Gegenstandswert und Gebührensatz ab; ein Mehrbetrag wird nachberechnet, ein überzahlter Betrag erstattet zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Sie deckt die gesamte außergerichtliche Vertretung in dieser Angelegenheit ab.
5.4 Die Vergütung ist als Vorschuss (§ 9 RVG) mit Abschluss dieser Vereinbarung fällig. Die Bearbeitung beginnt nach Zahlungseingang, bei drohendem Fristablauf auch früher. Stellt sich heraus, dass die Hauptforderung höher oder niedriger ist als angegeben oder dass nach Ziffer 5.2 ein anderer Gebührensatz gilt, rechnet die Kanzlei nach Abschluss der außergerichtlichen Tätigkeit nach dem zutreffenden Gegenstandswert und Gebührensatz ab; zu viel gezahlte Beträge erstattet sie unverzüglich, Mehrbeträge berechnet sie nach. Übersteigt die Hauptforderung 10.000,00 EUR, unterbreitet die Kanzlei ein gesondertes Angebot.
5.5 Kommt es anschließend zu einem gerichtlichen Verfahren, wird die Geschäftsgebühr nach den gesetzlichen Regeln zur Hälfte, höchstens mit 0,75, auf die Verfahrensgebühr angerechnet (Vorbemerkung 3 Abs. 4 VV RVG).
5.6 Da die Kanzlei die gesetzliche Vergütung berechnet, ist eine Vergütungsvereinbarung nicht erforderlich. Die Vergütung schuldet der Mandant unabhängig davon, ob und wann die Gegenseite sie erstattet.
5.7 Ein Erstattungsanspruch gegen den Schuldner besteht nur, wenn dieser vor der Beauftragung der Kanzlei in Verzug war, und nur bis zur Höhe der gesetzlichen Vergütung. Die Kanzlei macht die Vergütung nach Ziffer 5.3 im Namen des Mandanten als Verzugsschaden gegenüber dem Schuldner geltend; erstattete Beträge stehen dem Mandanten zu. Die Erstattung hängt von der Zahlungsfähigkeit des Schuldners ab.
6. Weitergehende Tätigkeit
Wird eine Tätigkeit über Ziffer 1.2 hinaus erforderlich, insbesondere eine gerichtliche Vertretung, bedarf sie eines gesonderten Auftrags, den der Mandant auch über die Bestellseite erteilen kann. Ohne solchen Auftrag wird die Kanzlei nicht gerichtlich tätig.
7. Schlussbestimmungen
7.1 Beide Parteien können das Mandat jederzeit kündigen. Bei einer Kündigung durch den Mandanten nach Beginn der Bearbeitung bleibt die Vergütung geschuldet, soweit die Gebühr bereits entstanden ist.
7.2 Ergänzend gelten die Datenschutzhinweise der Kanzlei unter https://www.lhr-law.de/datenschutz/.
7.3 Änderungen dieser Vereinbarung bedürfen der Textform.