{"id":60602,"date":"2022-03-02T08:25:22","date_gmt":"2022-03-02T06:25:22","guid":{"rendered":"https:\/\/www.lhr-law.de\/?p=60602"},"modified":"2022-03-01T07:27:53","modified_gmt":"2022-03-01T05:27:53","slug":"aufbewahrungspflichten-kein-rechtsfertigungsgrund-fuer-unrechtmaessig-erhobene-daten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.lhr-law.de\/en\/magazin\/datenschutzrecht\/aufbewahrungspflichten-kein-rechtsfertigungsgrund-fuer-unrechtmaessig-erhobene-daten\/","title":{"rendered":"Aufbewahrungspflichten: Kein Rechtsfertigungsgrund f\u00fcr unrechtm\u00e4\u00dfig erhobene Daten"},"content":{"rendered":"
\"Aufbewahrungspflichten
sdecoret – stock.adobe.com<\/figcaption><\/figure>\n

Der Gesetzgeber hat die DSGVO so ausgestaltet, dass jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten nur so lange erfolgen darf, wie es f\u00fcr den Zweck erforderlich ist, f\u00fcr den die Daten urspr\u00fcnglich erhoben wurden. Dabei regelt die DSGVO jedoch nicht explizit den konkreten Zeitraum der Speicherung von personenbezogenen Daten. Zus\u00e4tzlich sind also gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu ber\u00fccksichtigen, so zum Beispiel aus der Abgabenordnung (AO). <\/em><\/p>\n

Allerdings stellen solche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten keine Rechtsfertigung dar, um nicht rechtm\u00e4\u00dfig erhobene Daten dauerhaft speichern zu k\u00f6nnen.<\/em><\/p>\n

Begleichung einer offenen Rechnung<\/h2>\n

Das verklagte Unternehmen – ein Inkassounternehmen – forderte den Kl\u00e4ger au\u00dfergerichtlich zur Begleichung einer offenen Forderung auf. Die Informationen \u00fcber den Kl\u00e4ger erhielt die Beklagte durch eine Einwohnermeldeamtsanfrage.<\/p>\n

Bei dem Kl\u00e4ger handelte es sich jedoch nicht um den tats\u00e4chlichen Schuldner, sondern um den gleichnamigen Sohn des Kl\u00e4gers. Daraufhin forderte der Betroffene die Beklagte zur L\u00f6schung seiner Daten<\/a> auf. Eine Berechtigung zur Datenverarbeitung bestehe nicht, da er nicht Schuldner der Forderung sei. Die Beklagte lehnte dies unter Hinweis auf die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach \u00a7 148 Abgabenordnung (AO<\/a>) ab. Die steuerrechtlichen Vorschriften verlangten eine entsprechende Verwahrung. Die Beklagte war der Auffassung, die Speicherung diene auch dem Schutz des Kl\u00e4gers, denn seine Anschrift sei durch Setzen eines Markers als ung\u00fcltig f\u00fcr den vorliegenden Schuldnerdatensatz gesetzt worden. Andernfalls bestehe die Gefahr, dass der Kl\u00e4ger auch in Zukunft im Rahmen der Betreibung der Forderung ermittelt und angeschrieben werde, wenn seine Daten gel\u00f6scht werden. Wegen der Namensidentit\u00e4t und der vom tats\u00e4chlichen Schuldner nicht beglichenen Forderung sei es gerechtfertigt, die Daten weiterhin zu speichern, um k\u00fcnftige Verwechslungen zu vermeiden.<\/p>\n

Aufbewahrungspflichten m\u00fcssen f\u00fcr das einzelne Datum in Dokumenten gepr\u00fcft werden<\/h2>\n

In seinem Urteil musste sich das Oberlandesgericht Dresden (OLG Dresden, Urteil v. 14.12.2021, Az. 4 U 1278\/21<\/a>) also mit der Frage besch\u00e4ftigen, ob nationale Pflichten zur Aufbewahrung von Dokumenten als Rechtsgrundlage f\u00fcr eine weitere Speicherung jeglicher in den Dokumenten enthaltenen Daten dienen k\u00f6nnen. Nach Auffassung des Gerichts stellen gesetzliche Aufbewahrungspflichten jedoch keine Rechtfertigung dar, um nicht rechtm\u00e4\u00dfig erhobene Daten dauerhaft speichern zu d\u00fcrfen. Demnach sei es Aufgabe des Aufbewahrungspflichtigen, seinen Datenbestand so zu organisieren, dass der Zugriff auf rechtswidrig erlangte Daten des Betroffenen nicht m\u00f6glich sei.<\/p>\n

Konkret befasst sich das Gericht mit einer m\u00f6glichen Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 lit, c der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)<\/a> in Verbindung mit der nationalen Regelung des \u00a7 147 AO<\/a>. Nach dieser Regelung ist die Verarbeitung rechtm\u00e4\u00dfig, wenn sie zur Erf\u00fcllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt. Zwar k\u00f6nne die Datenverarbeitung erforderlich sein, um Dokumentationspflichten zum Beispiel nach \u00a7 147 AO<\/a> zu erf\u00fcllen. Allerdings sei die Erlaubnis zur Datenverarbeitung nach Ansicht der Richter auf die Erf\u00fcllung der jeweiligen gesetzlichen Pflicht beschr\u00e4nkt.<\/p>\n

Von der Aufbewahrungspflicht seien die gesamte, den betrieblichen Bereich des Kaufmanns betreffende Korrespondenz, soweit sie sich auf die Vorbereitung, Durchf\u00fchrung oder R\u00fcckg\u00e4ngigmachung eines Handelsgesch\u00e4fts bezieht, also beispielsweise Auftr\u00e4ge, Auftragsbest\u00e4tigungen, Lieferscheine, Frachtbriefe oder Rechnungen erfasst. Auf die Form der Korrespondenz komme es gerade nicht an, so dass Briefe im Sinne der Vorschrift auch Telefax, E-Mails oder andere durch Daten\u00fcbertragung \u00fcbersendete Nachrichten sind, so das Gericht.<\/p>\n

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten von L\u00f6schungspflichten nicht ber\u00fchrt<\/h2>\n

Zwar verpflichtete das OLG Dresden die Beklagten zur L\u00f6schung. Allerdings stellten die Richter auch fest, dass die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gem\u00e4\u00df \u00a7 147 AO<\/a> von der L\u00f6schungspflicht nicht ber\u00fchrt werden. Aus diesem Grund seien die Beklagten nicht verpflichtet die gesch\u00e4ftliche Korrespondenz zu l\u00f6schen. Ihre L\u00f6schungspflicht beschr\u00e4nke sich auf den Namen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kl\u00e4gers, und damit auf die Daten, mit denen er eindeutig identifizierbar sei.<\/p>\n

Enthalten elektronisch gespeicherte Datenbest\u00e4nde nicht aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige, personenbezogene oder dem Berufsgeheimnis unterliegende Daten, so obliege es dem Steuerpflichtigen, die Datenbest\u00e4nde so zu organisieren, dass der Pr\u00fcfer nur auf die aufzeichnungspflichtigen- und aufbewahrungspflichtigen Daten zugreifen kann. Dies k\u00f6nne beispielsweise durch geeignete Zugriffsbeschr\u00e4nkungen oder \u201edigitales Schw\u00e4rzen\u201c der zu sch\u00fctzenden Information erfolgen.<\/p>\n

Diese Entscheidung zeigt, dass das Gericht die L\u00f6schungspflicht datumsbezogen versteht. So betrachtet es nicht das Dokument mit allen enthaltenen Daten an sich und kn\u00fcpft daran eine m\u00f6gliche Pflicht zur weiteren Speicherung der enthaltenen Daten. Vielmehr verlangen die Richter eine Pr\u00fcfung der Rechtsgrundlage f\u00fcr jedes in dem Dokument enthaltene Datum.<\/p>\n

Personenbezogenes Datum<\/h2>\n

Die Entscheidung des Gerichts beeinflusst demnach die Arbeit datenverarbeitender Stellen, indem diese k\u00fcnftig darauf achten sollten, Aufbewahrungspflichten nicht allein anhand von Dokumenten zu pr\u00fcfen, sondern in dem Dokument jedes Datum n\u00e4her betrachten und gegebenenfalls entsprechende Ma\u00dfnahmen zur L\u00f6schung ergreifen m\u00fcssen. Denn der Name einer Person ist auch bei Namensidentit\u00e4t mit Dritten ein personenbezogenes Datum, wenn die Identit\u00e4t durch Zusatzinformation gesichert ist. Eine Verkn\u00fcpfung, die eindeutig auf den Kl\u00e4ger hinweist, m\u00fcsse zuk\u00fcnftig ausgeschlossen sein, so die Richter.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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